Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными. Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению. Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными. Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание. Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.
Направление договора на согласование
После создания договора или иного документа он может быть направлен на согласование. В программе предусмотрено несколько способов направления документа на согласование:- автоматический режим. Движение документа производится по настроенному маршруту в справочнике Маршруты документов.
- ручной режим. Документ направляется по маршруту в ручном режиме при выборе пользователем необходимого значения в меню Отправить: На рассмотрение, На утверждение, На согласование
Получение уведомления об участии в согласовании
После направления договора на согласование, согласующее лицо получит уведомление о необходимости согласования договора. Сообщение о согласовании договора направляется несколькими способами:- на электронную почту
- всплывающее сообщение в программе (уведомление выводится многократно через настраиваемый интервал)
Ознакомление с файлами документа и вынесение резолюции
Ознакомившись с содержанием договора, согласующее лицо может согласовать или отклонить договор, указав причину своего решения. Для согласования достаточно нажать на кнопку Согласовать. Согласовать документ можно в программе на стационарном компьютере или в мобильном приложении на Android и iOS. При наличии прав, согласующее лицо может открыть файл договора и внести необходимые правки и комментарии, в том числе в режиме рецензирования.
Внесение комментария по результатам согласования
Участник согласования может внести замечания и предложения по договору в отдельный файл, который хранится в карточке договора, или же непосредственно в программе на вкладке Обсуждение.
Ознакомление с результатами согласования
В программе приводятся результаты согласования договора всеми согласующими лицами. Перед подписанием договора руководитель может ознакомиться с выводами и комментариями согласующих лиц.
Подготовка листа согласования
Все внесенные замечания и предложения по договору хранятся в программе и могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием.
Настройка маршрута согласования договора
Инициатор согласования может направить договор на согласование:- определенным сотрудникам
- по заранее настроенному маршруту согласования договора
- контретный сотрудник (например, Иванов Иван Иванович)
- роль, должность сотрудника (например, начальник юридического отдела, бухгалтер по расчетам с покупателями и т.д.)
Конструктор маршрутов согласования договоров в программе IT Audit позволяет создать необходимый вариант движения документа:
| Последовательное согласование договора | В этом случае следующий участник согласования получит уведомление о необходимости согласования договора только после согласования условий договора предыдущим согласующим лицом |
| Параллельное согласование договора | При направлении договора на согласование все участники согласования одновременно получат уведомления о согласовании договора |
| Смешанный режим согласования договора | При движении документа по маршруту некоторые участники согласования одновременно получат сообщение о согласовании договора, а остальные согласующие лица после согласования договора другими участниками |
| Согласование договоров |
Влияние на движение документа результата согласования
При создании маршрута согласования договора также можно учесть результаты согласования его участников. Например, можно предусмотреть, что договор будет направлен следующему участнику согласования, если документ согласован предыдущим участником.
В программе согласования договоров можно ознакомиться с содержанием замечаний и предложений, внесенных участниками согласования. Эти данные могут храниться в качестве прикрепленного файла к документу или же приведены на вкладке Обсуждение карточки документа.
Повторное согласование договора
В зависимости от содержания замечаний, согласующее лицо может изменить текст договора или направить договор на доработку. По результатам доработки документа он может быть направлен на повторное согласование неограниченное количество раз. Информация о всех предыдущих результатах согласования может быть представлена в отчете История визирования / согласования документа.Согласование договоров снижает правовой риск
Правовой риск является одним из основных элементов риск-менеджмента. Правовой риск – риск понесения убытков в результате несоблюдения требований законодательства, заключенных договоров, допускаемых правовых ошибок, несовершенства правовой системы, нарушения контрагентами законодательства, а также условий заключенных договоров. Снижение правового риска в части организации договорной работы могут обеспечить следующие мероприятия:- использование шаблонов договоров, разработанных юридической службой организации. Перед подписанием договора, подготовленного на основании разработанного шаблона договора, порой достаточно проверить представленный проект договора на соответствие типовому и ознакомиться с правоустанавливающими документами контрагента
- согласование договоров или отдельных условий договоров, разработанных на индивидуальных условиях
- юрисконсульт
- финансовый директор
- главный бухгалтер
- куратор договора
– возраст;
– пол;
– образование;
– дополнительное образование;
– опыт работы;
– знание иностранных языков;
– знание технологических процессов;
– владение компьютерными программами.Пишите о тех требованиях, которые действительно необходимы при работе на данной должности. Описание вакансии . Здесь нужно подробно расписать должностные обязанности, которые придется выполнять сотруднику. Не скрывайте наличие командировок, ненормированный рабочий день, вредное производство. Это позволит сразу отсеять кандидатов, не готовых на данные условия. Контактная информация. Укажите телефон, адрес электронной почты, имя человека, ответственного за подбор персонала. В деловой переписке зачастую возникает необходимость направить отпечатанный текст договора в адрес другого лица. Опосредовать эту процедуру поможет сопроводительное письмо .
- – отпечатанный текст договора;
- – компьютер с принтером;
- – печать.
«Согласовано» или «согласованно»?
Перед нами два предложения: «Мы действовали согласованно». / «Решение собрания согласовано с руководством». Мы видим, что в первом случае слово имеет две буквы н , а во втором – одну. Почему? Дело в том, что в первом предложении слово «согласованно» отвечает на вопрос «как, каким образом?» и проявляется как наречие. Во втором предложении к слову «согласовано» мы задаем вопрос «что сделано?», оно проявляется как И здесь уже действуют законы правописания для каждой части речи отдельно. Разберемся в этом.Буква н в кратких причастиях
Эта часть речи имеет характеристики, объединяющие ее и с прилагательным, и с глаголом. Способность иметь действительный и а также время причастие заимствует у глагола, а способность обладать полной и краткой формой оно берет у прилагательного. В случае, когда мы выясняли, как правильно – «согласовано» или «согласованно» – стоит писать слово, мы использовали предложение с кратким в прошедшем времени: «Решение собрания (что с ним сделано?) согласовано с руководством». Для подобных причастий существует правило: их пишем с одной буквой н . Примеры: статья прочитана, сессия сдана, лента просмотрена, остановка отмечена и т.п. Одну н имеют и причастия среднего рода, которые используются в безличных предложениях: «В комнате было накурено».
Для причастий, которые используются в полной форме, действуют другие правила. Рассмотрим и их.
Двойная н в полных причастиях
Так пишутся причастия с суффиксом и окончанием -ованный, -еванный: тонированные стекла, избалованный малыш, заплеванный пол, выкорчеванная береза, купленная ваза, решенный пример, встреченный друг, согласованное предложение и т.п.Условие для удвоения н
Не всегда, однако, одно и то же слово пишется одинаково. Существует ряд условий, влияющих на наличие или отсутствие второй буквы н в причастии или В причастиях напишем -нн-, если рядом с ним имеются зависимые слова: глаженная утюгом блузка; стриженные машинкой волосы; груженный под завязку состав, крашенный позавчера подоконник, тяжело раненный солдат и др. Но в тех же словах будем писать -н-, если зависимые слова отсутствуют: глаженая блузка; стриженые волосы; груженый состав; крашеный подоконник, раненый солдат.Двойная н в наречиях
«Согласовано» или «согласованно» – как пишется правильно, если речь идет о наречиях? Здесь работает следующее правило.- Те наречия, которые оканчиваются на -о и происходят от страдательных причастий и прилагательных, имеющих в составе -нн-, тоже пишутся с двойной буквой н . Ну а те наречия, что произошли от слов с -н-, соответственно имеют одну н . Примеры: какой? – взволнованный / как? – взволнованно; какой? – уверенный / как? – уверенно и т.д. Точно так же можно объяснить, как пишется «согласованно»: от страдательного причастия «согласованный» это наречие получило «в наследство» двойную н .
- Если же наречие возникло из прилагательного с одной н , то и оно будет иметь ее только одну: какой? – путаный / как? – путано; какой? – ладный / как? – ладно и т.д.
Что такое согласованные определения?
Предложение с определением – это предложение, в котором присутствует второстепенный член, отвечающий на вопросы «какой, который и чей?» К примеру: «В саду расцвел (какой?) душистый цветок». Слово «душистый» здесь – определение. Это определение является согласованным, то есть оно согласуется с существительным «цветок» в роде (мужской), числе (единственное), падеже (именительный). К слову, определения объединяются с лексемами, которые характеризуют способом примыкания и управления, но не о них сейчас речь. Мы выяснили, что такое согласованное определение. Обособлением в грамматике именуется пунктуационное и интонационное выделение неких слов или синтаксических конструкций. Обособляются и В каких же случаях?Обособление согласованных определений
Традиционно выделяются запятыми те определения, какие выражаются причастиями с зависимыми словами, если они располагаются в предложении после определяемого слова. Пример: «С колоколен летели звуки, (какие?) наполнявшие меня чувством небесной сладости и торжества ». Речь, иначе говоря, идет о причастном обороте, выступающем в роли определения. Вот еще одно предложение с обособленным согласованным определением: «Путники увидели храм, (какой?) построенный здесь в прошлом году , и с радостным удивлением осматривали его стройные белые линии, золоченые купола». Мы видим здесь, что если распространенное определение помещено внутри предложения, то выделяется знаками препинания с обеих сторон.
В заключение
Теперь мы знаем, что сомнения в том, как писать – «согласовано» или «согласованно», «организовано» или «организованно» и т.п. – разрешаются просто: необходимо по вопросу найти, к какой части речи принадлежит слово, и действовать согласно правилу для данных грамматических единиц. Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как : в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма. Затем следует обращение к получателю. К договору, как правило, начинается со следующих фраз:- Высылаем в Ваш адрес…
- Представляем Вам…
- Направляем Вам…
